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Anne Reiniger

6 Tipps, wie Fehler im Projektmanagement vermieden werden koennen

Das Projektmanagement ist ein Gebiet, in dem viele Faktoren eine Rolle spielen und sich leicht Fehler im Alltag einschleichen können. Welche Fehler das sind und wie diese vermieden werden können, möchten wir in diesem Artikel erklären.



1. Flexibel denken

Es gibt im realen Alltag kein Projekt, das von vorne bis hinten wie am Schnürchen verläuft. Immer müssen Projektleiter mit Abweichungen von der ursprünglichen Planung rechnen. Denn insbesondere, wenn es um komplexere und längere Projekte geht, werden stets neue Ideen entwickelt. Diese müssen dann mit in die Projekte eingebaut werden, um sich der veränderten Realität anpassen zu können.

Projekte sind also prinzipiell keine statischen Gebilde, die immer chronologisch von A bis Z abgearbeitet werden können. Regelmäßige Überarbeitungen und Anpassungen sind notwendig. Auch spielt hier die Kommunikation eine wesentliche Rolle, um das Projekt harmonisch mit dem Team angehen zu können.

2. Aufgaben kurz halten

Die Planung von Projektaktivitäten ist komplex und oftmals aufwendig. Dennoch ist dieser Aspekt des Projektmanagements unbedingt notwendig. Denn es gilt, kleinere Aufgabenpakete zu gestalten, die einfach sind und im Auge behalten werden können.

Eine der größten Fehler im Projektmanagement ist deshalb, große Aufgabenpakete zu schnüren, die unübersichtlich sind und allgemein gehalten werden. Besser ist es, Aufgaben spezifisch und kurz zu halten, um den Fortschritt im Auge behalten zu können. So lassen sich auch Fehlentwicklungen frühzeitig überwachen und vermeiden, sodass schlussendlich zu einem geringeren Arbeitsaufwand kommt. Software zur Projektplanung wie auf dieser Website kann helfen, Aufgaben übersichtlich zu halten.

3. Projektziel nicht aus den Augen verlieren

Oftmals verlieren Projektleiter im Prozess das Ziel aus den Augen und sehen vor lauter Bäumen den Wald kaum. Es ist leicht, dieser Versuchung zu erliegen, da der Alltag chaotischer werden und leicht überfordern kann. Schnell kann man so das Projekt Ziel aus den Augen verlieren und den Fokus zu stark auf alltägliche Aktivitäten legen, die letztlich nicht förderlich sind.

Deshalb gilt es gleich zu Anfang, Projektziele klar zu benennen, Faktoren herauszuarbeiten, die zu einem erfolgreichen Projekt führen und Aufgaben zu verteilen, die spezifisch dafür angelegt sind, das Projektziel zu erreichen.

Denn nur wenn sich das gesamte Team im Klaren darüber ist, welche Aktivitäten zum Ziel beitragen können, kann das Projektmanagement effektiv für die Zielerreichung sein.


4. Gemeinsame Ziele setzen

Ziele sollten unbedingt mit dem gesamten Team und Beteiligten am Projekt kommuniziert werden. Auf diese Weise wissen Mitarbeiter immer ganz genau, was und warum sie etwas tun. Insbesondere, wenn es sich um komplexe Projekte handelt, an denen viele Personen mitarbeiten, kann man sich schnell im alltäglichen Wirrwarr verfangen und das große Ganze aus den Augen verlieren.

Ein gemeinsames und mit dem Team effektiv kommuniziertes Ziel kann dazu beitragen, die Motivation des Teams zu erhöhen und weitere Erfolgsaussichten versprechen.

5. Richtig kommunizieren

Die richtige Kommunikation gehört zu den wichtigsten Zutaten für ein erfolgreiches Projektmanagement. Projektleiter müssen die Fähigkeit besitzen, richtig und effektiv zu kommunizieren, um letztlich optimale Ergebnisse zu erreichen. Wie die richtige Kommunikation funktioniert, kann man anhand von folgenden Faktoren ableiten:

- Transparent kommunizieren

Ein guter Projektleiter sollte sich immer die Frage stellen, wie offen er mit seinen Mitarbeitern, dem Geldgeber oder Dritten kommunizieren sollte. Es sollte sicherstellen, dass die Beteiligten ausreichend informiert sind. Denn im Geschäftsalltag entstehen die meisten Missverständnisse aus einer fehlgeleiteten Kommunikation. Das kann nicht nur unangenehm, sondern teilweise auch teuer für das Unternehmen werden.

- Verantwortlichkeiten kommunizieren

Sind alle Beteiligten ausreichend über ihre Verantwortlichkeiten informiert? Weiß jeder, was seine Aufgabe ist und wann genau er sie erledigen sollte? Es ist wichtig, dass der Projektleiter die Verantwortlichkeiten klar verteilt und kommuniziert. Denn nur so können Missverständnisse verändert werden, die am Ende zu unangenehmen Situationen führen können. Es ist die Aufgabe des Projektleiters, dies sicherzustellen.

6. Projektrisiken beachten

In jedem Projekt gibt es kritisch Punkte, die umgangen werden sollten. Ist sich der Projektleiter dieser Risiken bewusst? Manche Risikofaktoren können auch bewusst ignoriert werden, weil sie wahrscheinlich nicht eintreten oder keine projektkritischen Risiken sind. Ist die Wahrscheinlichkeit jedoch, dass ein Risiko das Projekt gefährden könnte, sollte der Projektleiter darauf achten, frühzeitig Lösungsstrategien herauszuarbeiten.


Verantwortlich für diesen Beitrag: Anne Reiniger