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Patrick Steiner

Besser tagen in einem Buero auf Zeit

Immer noch werden die meisten Tagungen in einem Hotel abgehalten. Die Tagungsleiter lieben die Nähe zwischen Mittagessen, Tagungsräumen und Schlafgelegenheiten. Allerdings bietet ein Büro auf Zeit einige Vorteile. Sollten zum Beispiel Dolmetschdienste benötigt werden, dann müssen sich die Mitarbeiter des Hotels zunächst einmal auf die Suche nach einem passenden Anbieter machen, die Angebote und Preise vergleichen und sich dann für den richtigen Entscheiden. Im Büro auf Zeit sind diese Dienste schon vorahnden und müssen nur abgerufen werden. Das Gleiche gilt für eine Videokonferenz. Immer wieder kommt es vor, dass ein wichtiger Redner verhindert ist. Dabei geht es oft weniger um den speziellen Vortragstermin, als um die Anreise. Diese ist mit einem enormen Zeit- und Geldaufwand verbunden. Mit einer Videokonferenz, die schnell eingerichtet ist, fällt das weg.


Das OBC Suisse verfügt über moderne Tagungsräume unterschiedlicher Größe. Heute gehören zum Standard ein Internetanschluss und ein Beamter in jedem Raum. Fast jeder Vortrag wird mit Hilfe von PowerPoint vorbereitet. Die Zeiten, in denen jede Folie ausgedruckt und von Hand auf einen Overhead-Projektor gelegt werden, sind schon lange vorbei. Manchmal beginnt die Tagung und der Vortrag ist noch nicht ganz fertig. Natürlich bekommt der Mitarbeiter ein Büro gestellt, in dem er die Arbeit vollenden kann. Falls es nötig sein sollte, kann er auch einen Sekretariatsservice beantragten, der ihm bei der Arbeit behilflich ist.

Die Trennung von Arbeitsräumen und Essenssaal schafft eine stärkere Konzentration. Die Mitarbeite fokussieren sich am Tag auf die Arbeit. Am Abend kehren sie ins Hotel zurück und können den Abend genießen. Viele Mitarbeiter begrüßen diese Art der Tagung. Selbstverständlich wird auch im OBC Suisse für das leibliche Wohl gesorgt. Für die kleine Pause zwischendurch serviert ein Cateringservice kleinen Snacks und Getränke und auch für das kleine Mittagessen gibt es ein Buffet. Bei Tagungen findet ohnehin die wichtigste Mahlzeit des Tages am Abend statt.


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Verantwortlich für diesen Beitrag: Patrick Steiner