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Anne Reiniger

Wie man in der Projektplanung Zeitverschwender vermeidet

Eines der größten Herausforderungen der Projektplanung ist, Zeit effizient zu nutzen und Zeitverschwender zu meiden. Auf diese Weise können Projekte vor den Fristen erfolgreich geliefert werden. Außerdem führt dies zu einer effizienteren Arbeitsweise und letztlich zu mehr Umsatz. Bei jährlichen Untersuchungen zeigte sich, dass es bei der Projektplanung diverse Faktoren gibt, die zu einer Zeitverschwendung führen.



Das Ergebnis ist teilweise überraschend. Beispielsweise führen viele Unternehmen Sicherheitsmargen an Zeit ein, um einen Puffer für Notfälle zu haben. Laut den Ergebnissen wird jedoch klar, dass diese Sicherheitsmargen komplett verloren gehen. Warum das so ist und welche Zeitverschwender es noch gibt, möchten wir in diesem Artikel erläutern.

1. Das Aufschieben – Ein altbekanntes Problem

Das Aufschieben ist auch bekannt als das Studentensyndrom. Es funktioniert folgendermaßen: sobald Menschen annehmen, dass sie genug Zeit für ein bestimmtes Ziel haben, wird nicht sofort mit der Tätigkeit angefangen. Prioritäten ändern sich und andere Aufgaben steigen im Rang.

Viele Projektmanager kennen dieses Problem von ihren Mitarbeitern. Wenn beispielsweise Mitarbeiter für eine Tätigkeit zehn Tage angibt, benötigt er in den meisten Fällen nicht mehr als drei Tage. Meistens wird weniger als ein Drittel der gesamten Aufgabe in rund 80% der Zeit erledigt, während der Rest in 20% der Zeit angegangen wird. Das führt zu reichlich Stress und dazu, dass für eine ähnliche Aufgabe beim nächsten Mal noch mehr Zeit verlangt wird, um die Aufgabe entspannter durchführen zu können.

Bei dem sogenannten Studentensyndrom bringt mehr Zeit allerdings keine besseren Ergebnisse. Im Gegenteil - der Großteil der Aufgabe wird auch mit mehr Zeit auf die letzten Tage verschoben.

2. Das parkinsonsche Gesetz

Dieses Gesetz meint, dass die Arbeit sich immer in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Schaut man sich nun das Beispiel aus dem vorangegangenen Absatz an, bedeutet das:


Wenn beispielsweise eine Aufgabe in sechs Tagen erledigt werden muss, wird die Erledigung genau sechs Tage dauern. Falls für die gleiche Aufgabe allerdings zehn Tage zur Verfügung stehen, wird diese genau zehn Tage dauern. Dabei spielt es keine Rolle, wie viel Zeit tatsächlich benötigt wird. Die Aufgabe dehnt sich soweit aus, dass sie sich der Zeit anpasst.

Das liegt besonders daran, dass die frühzeitige Erledigung einer Aufgabe in vielen Unternehmen nicht belohnt wird. D.h., wenn eine Aufgabe, die sechs Tage dauern sollte, innerhalb von vier Tagen erledigt wird, hat der Mitarbeiter dadurch keinen Vorteil. Im Gegenteil muss er dadurch sogar weitere Projekte frühzeitig übernehmen. Darum haben Mitarbeiter die Tendenz, sich der Deadline anzupassen.

Sowohl bei Studentensyndrom als auch beim Parkinsonschen Gesetz haben Mitarbeiter auf Probleme, ihre eingebaute Sicherheitsmarge aufzugeben. Denn schnell wird klar, dass die Aufgabe sonst schneller erledigt werden muss und es keinen Freiraum für das Aufschieben gibt.

3. Multitasking - Das große Problem unserer Zeit

Multitasking gehört zu den größten Probleme der modernen Arbeitswelt. Noch nie in der Geschichte der Menschheit gab es so viele Ablenkungsfaktoren, die Projektmitarbeiter und Führungskräfte von ihrer eigentlichen Arbeit abgelenkt haben. Bei Multitasking wird gleichzeitig an verschiedenen Projekten gearbeitet.

Auch wenn es die gängige Meinung gibt, dass Frauen im Gegensatz zu Männern zu Multitasking fähig wären, ist dies in der Praxis nicht der Fall. Studien haben gezeigt, dass jede Ablenkung den Fokus um bis zu 20 Minuten zurückwirft. D.h., dass nach jeder Ablenkung weitere 20 Minuten benötigt werden, um die vorangegangene Konzentration bei der Durchführung einer Aufgabe zu erreichen.

Ablenkungen systematisch beseitigen

Damit Ablenkungsfaktoren effizient beseitigt werden können, wird eine angemessene Zeitplanung benötigt. Dies kann beispielsweise mithilfe einer cloudbasierten Plantafel erreicht werden. So haben alle Mitarbeiter stets den Überblick und wissen, wie viel Zeit sie noch für die Durchführung eine Aufgabe zur Verfügung haben.


Verantwortlich für diesen Beitrag: Anne Reiniger